圖書館

單位自行購置、管理書刊資料原則

本校圖書、期刊及視聽資料購置依照「長庚大學圖書館管理辦法」辦理，以集中放置於圖書館供全校教職員生使用為原則。若資料需放置於各單位，須依照單位自行保管書刊資料作業說明辦理，相關作業方式請參考以下採購流程與固定資產作業說明。

單位自行保管書刊資料作業說明

委託本館採購流程

固定資產作業

一、固定資產增加

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   於MIS系統輸入資產資料

   • 「固定資產增加資料輸入（使用部門）」
   • 每1種資產新增1筆資料
   • 請依總務處操作說明填寫，其中下列欄位請依以下方式填寫：
     管理部門：

     2800

     單位：

     ST

     資產名稱：

     書名

     廠牌規格：

     出版者

     新增說明：

     ISBN／ISSN

     產品序號：

     保持空白
   • 填寫完成後，儲存資料
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   列印紙本並簽核

   • 每1筆資產列印1張紙本
   • 明細表須蓋計畫案印信；若無印信，請附經費核定表
   • 經辦及部門主管簽核
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   送至本館，完成增加作業

   • 將明細表、資產及發票一併送交本館專人
   • 本館處理完成後會通知經辦取回，後續核銷事宜由經辦自行完成

二、固定資產異動

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   依據總務處保管組2026/6/15公告信：

   • 「有關本校固定資產移轉及規格變更案件審核作業注意事項」，如涉及移轉(含同單位內之保管人變更)及規格變更(如廠牌、型號等)管理作業，請填寫總務處「資產轉移或規格變更基本資料表」(或洽本館固定資產專人索取)。
   • 若系統可夾帶附件，請轉存為PDF檔後夾帶；若系統無法夾帶，請直接E-mail給本館固定資產專人。
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   於MIS系統修改欄位並OA傳簽

   • 進入「固定資產增加資料輸入（使用部門）」作業
   • 輸入學校代碼、部門、資產編號；原代選「3」調整，增值填「0」，再點選任一空白欄位，系統即自動帶出資料
   • 修改欄位內容；其中「數量」及「取得價值」欄位性質為增減，請填0
   • 儲存後點選「OA傳簽」
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   至NOTES系統收信，並傳送呈核

三、固定資產移轉

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   依據總務處保管組2026/6/15公告信：

   • 「有關本校固定資產移轉及規格變更案件審核作業注意事項」，如涉及移轉(含同單位內之保管人變更)及規格變更(如廠牌、型號等)管理作業，請填寫總務處「資產轉移或規格變更基本資料表」(或洽本館固定資產專人索取)。
   • 若系統可夾帶附件，請轉存為PDF檔後夾帶；若系統無法夾帶，請直接E-mail給本館固定資產專人。
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   於MIS系統輸入移轉資料

   • 進入「固定資產移轉資料輸入」作業
   • 點選「OA傳簽」
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   至NOTES系統收信

   • 找到主旨含「固定資產移轉明細申請表」的信件
   • 確認資料無誤後傳簽
   • 依序由移出部門→移入部門簽核

四、固定資產遺失或短缺

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   請先洽詢本館專人

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   準備資料

   • 依總務處「資產遺失賠償流程」辦理

     🔗https://www.cgu.edu.tw/generalaffairs/Contents?nodeId=19599

   • 於MIS系統輸出「固定資產減損明細表」PDF檔
   • 製作「賠償金額試算表」
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   以FLOW系統提出簽呈

   請見校長室線上簽核網頁說明

   🔗https://www.cgu.edu.tw/president/Subject/Detail/72239?nodeId=15890&isCms=true

   • 表單別：00-25-1公文（總務類，呈校長專用）
   • 機能別：總務
   • 主旨：【簽呈】擬請同意以賠償金額方式辦理圖書類固定資產免繳庫減損事宜
   • 說明欄請敘明遺失原因及金額，範例如下：

     一、OO系OOO教師盤點個人固定資產時，經查有XX項固定資產短缺，詳如附件一。其主要原因如下：(請自述原因)。

     二、前開短缺品項取得時間已逾XX年。擬請依本校「固定資產管理辦法」規定，辦理賠償取得價值XXX元及免繳庫減損。相關資料詳如附件二。

     三、擬請同意，呈核。

   • 簽呈核准後，請依簽准內容接續辦理固定資產減損

五、固定資產減損

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   MIS系統 + NOTES系統

   • 找出要減損的資產並依資產編號排序，備妥佐證資料(內容須與MIS系統資料相符)。佐證資料如有疑問，可先提供本館固定資產專人確認。相關表單請見總務處網站：

     https://www.cgu.edu.tw/generalaffairs/Contents?nodeId=13834#tag9

     (1) 15件(含)以下：

     填寫「報廢佐證資料表」。佐證照片須能供清楚檢視「外觀全貌」、「資產編號」及「廠牌型號」，無需刻意放大倍率查看，且此三項重點之照片須能明確辨識彼此間關聯性。範例圖如下

     
     (2) 超過15件：

     填寫「減損報廢清冊」，完成後請先寄給本館固定資產專人；確認無誤後再列印紙本，經現場清點後，將該紙本轉存為PDF檔，紙本自行留存

   • 於MIS系統「固定資產減損資料輸入」完成輸入後，點選「OA傳簽」

     ※亦可先輸入減損資料及減損原因，於前述文件備妥後，再以減損單編號帶出資料進行OA傳簽

   • 至NOTES系統收信，檢附佐證PDF檔後傳簽

     ※若為資產遺失，請檢附已核准的免繳庫減損簽呈，以及繳款收據(如有)

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   步驟1通過後，於MIS系統列印紙本繳銷證明單並傳簽

   • 於MIS系統「報廢繳銷證明單列印」印出紙本
   • 經辦及二級主管簽核，每一頁有資料處均須簽核
   • 將證明單連同資產交至本館固定資產專人核對

     ※若為資產遺失，請檢附已核准的免繳庫減損簽呈影本，以及繳款收據影本(如有)

   • 領回證明單並掃描為PDF檔存檔，紙本自行留存
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   隔月月初，於NOTES系統檢附步驟2檔案結案

   • 隔月月初會於NOTES收到繳銷通知信，收到後，請確認減損單編號與證明單相符
   • 上傳步驟2繳銷證明單電子檔並傳簽

     ※若為資產遺失，請檢附已核准的免繳庫減損簽呈，以及繳款收據(如有)

   • 由專人銷案後，即完成減損，系統將於銷案隔月除帳

※ 減損常見問題

聯絡資訊：

吳雅惠

分機：5976

email：wyhui@cgu.edu.tw